Qualité et documents · Logistique
De la commande à l’expédition
Ce qui se passe après la signature du contrat : les étapes que nous suivons, le calendrier pour les conteneurs 20' et 40', et les documents que vous recevez à chaque étape.
- Conteneurs 20' et 40'
- Chargé à J − 1
- Empoté et scellé à Dong Nai
- Documents à chaque étape
Étapes après le contrat
- Acompte Notre service financier confirme la réception de l’acompte.
- Ordre d’exécution Le type de conteneur, la spécification, la quantité, le conditionnement et la date de chargement visée sont confirmés en interne.
- Matériaux d’emballage La maquette des cartons, leurs dimensions et l’emballage intérieur sont finalisés, puis les cartons, sacs ou boîtes métalliques sont commandés. Vous approuvez d’abord les maquettes sous marque de distributeur.
- Affectation du stock La marchandise est prélevée sur des lots contrôlés, ou achetée et regroupée.
- Fumigation, si exigée Quatre jours, avant le conditionnement, lorsque le contrat ou le pays importateur l’exige. La méthode est indiquée dans le contrat.
- Conditionnement dans le format approuvé.
- Libération finale QA/QC Qualité, quantité et état du conditionnement.
- Empotage et chargement du conteneur, avec photos et enregistrement du scellé.
- Documents Projets pour vérification, puis originaux par messagerie express, libération par télex ou présentation par l’intermédiaire des banques, selon la condition de paiement ; lettre de transport maritime (sea waybill) uniquement si convenu dans le contrat.
Calendrier avant le jour J (chargement terminé et conteneur remis)
| Étape | Conteneur 20' | Conteneur 40' |
|---|---|---|
| Fumigation (si exigée) | 4 jours | 4 jours |
| Conditionnement | 2 jours | 3 jours |
| Empotage et chargement, à J − 1 | Jusqu’à 1 jour | Jusqu’à 1 jour |
| Marchandise prête, avec fumigation | J − 7 jours | J − 8 jours |
| Marchandise prête, sans fumigation | J − 3 jours | J − 4 jours |
Période d’expédition, jour J et port de chargement
- Le contrat fixe la période d’expédition ; nous confirmons avec vous le jour J lors de la réservation du navire.
- Le conteneur est chargé à J − 1 : les étapes du tableau se terminent donc la veille du jour J.
- Le délai entre l’acompte et la date de disponibilité de la marchandise dépend du stock et des matériaux d’emballage ; nous l’indiquons dans le devis.
- Les commandes portent normalement sur des conteneurs complets ; des quantités inférieures peuvent être discutées.
- Les conteneurs sont empotés et scellés sur notre site de Dong Nai, puis expédiés depuis un port de la région de Hô Chi Minh-Ville, comme Cat Lai ou Cai Mep ; le port de chargement est indiqué dans le contrat.
Documents à chaque étape
Avant le chargement
- Projets de facture commerciale et de liste de colisage : vendeur, acheteur, marchandise, quantité, prix, condition de livraison et condition de paiement ; format de conditionnement, poids net et brut, palettes, marques et numéros
- Confirmation de réservation : navire, ETD, date limite (cut-off) et type de conteneur
- Spécification de conditionnement et maquette approuvées
Le jour du chargement
- Rapport de chargement du conteneur et photos : propreté, sécheresse, séquence de chargement et scellé final
- Procès-verbal de remise avec numéro de conteneur, numéro de scellé, heure de chargement et nombre de cartons
Après la sortie du conteneur de notre entrepôt et le dédouanement à l’export
- Projet de connaissement pour vérification : chargeur, destinataire, partie à notifier, ports, marques, quantité, poids, numéros de conteneur et de scellé, fret
- Facture commerciale et liste de colisage définitives
- Certificat d’origine, si exigé ; son modèle, ainsi que tout traitement préférentiel au titre d’un accord commercial, dépendent des règles d’origine applicables au produit et à la destination
- Certificat de poids et de qualité, établi en interne ou par un inspecteur indépendant, comme convenu
- Certificats phytosanitaire et de fumigation, si exigés
- Certificats de laboratoire, comme les résultats d’aflatoxines, si le contrat l’exige
- Déclaration sans OGM, sur demande
Remise des documents
- Le jeu complet de documents scannés vous est envoyé par e-mail depuis une adresse @leduongcashew.com pour vérification.
- Après votre confirmation des projets, les documents sont remis selon votre condition de paiement : en T/T, une fois le paiement effectué, les originaux partent par messagerie express ou le connaissement est libéré par télex ; en D/P, CAD ou L/C, les documents originaux transitent par les banques. Si une lettre de transport maritime (sea waybill) est convenue à la place d’un connaissement, elle est émise à l’expédition et sa copie fait partie du jeu de documents scannés.
Après l’arrivée
En cas de problème avec la marchandise, informez-nous par écrit dans le délai indiqué dans le contrat, avec les codes de lot, des photos et, si convenu, un rapport d’expertise indépendant. Nous conservons des échantillons témoins de chaque expédition pendant au moins 12 mois à compter de l’envoi.
Prêt à planifier une expédition ? Consultez Comment commander pour les étapes avant le contrat, et Conditions de paiement pour les échéances de paiement.
Version 1.0, en vigueur à compter de la date de publication. Le contrat de vente signé prévaut pour chaque commande.
